Tölvukerfi Inspectionem er aðgangsstýrt og starfsmenn fá einkvæman aðgang í öll kerfi til þess að tryggja rekjanleika aðgerða.
Starfsmenn sjá til þess að trúnaðar sé gætt gangvart viðskiptavinum, samstarfsaðilum og fyrirtækinu og starfsmönnum þess.

Inspectionem ehf. notar Amazon web services sem þjónustuaðila til að hýsa skrár í gæðakerfi fyrirtækisins. Amazon web services er m.a. vottað samkvæmt ISO 27001, sjá nánar á https://aws.amazon.com/compliance/.

Skjöl í gæðakerfinu eru samþykkt af gæðaráði. Þegar skjöl hafa verið samþykkt fá þau samþykktardagsetningu og ekki er hægt að gera breytingar á þeirri útgáfu skjalsins eftir það. Uppfærslur á skjölum eru gerðar í nýrri útgáfu skjalsins.
Hægt er að fylla út í eyðublöð og skoðunarhandbækur í gæðakerfinu með því að fara inn í eyðublaðið á vefsvæði gæðakerfisins á heimasíðu Inspectionem ehf. og velja að vista eyðublaðið og tengja það við verkefni. Einnig er hægt að fylla út í eyðublöð og skoðunarhandbækur með því að fara inn í vefsvæði verkefna á heimasíðu Inspectionem ehf. og velja eyðublað eða skoðunarhandbók þar sem fær þá sjálfkrafa tengingu við verkefnið sem hefur verið valið.
Ekki er hægt að yfirskrifa upplýsingar í eyðublöðum og skoðunarhandbókum heldur verður til ný útgáfa ef gerðar eru breytingar eftir að skráningu hefur verið lokið.

Skráning erinda í rafrænt skjalavistunarkerfi
Öll erindi sem berast eru skráð í rafrænt skjalavistunarkerfi Inspectionem ehf.
Bréf, tölvupóstar og önnur gögn eru afrituð í pdf skrá sem vistuð er undir viðeigandi verkefni.
Öll skjöl og útfyllt eyðubloð sem tengjast gæðastjórnunarkerfi eða skoðunum Inspectionem ehf. eru geymd í skjalavistunarkerfi, á hörðum diski eða á pappírsformi í skjalaskáp Inspectionem ehf.

Öryggisafritun
Sjá nánar um öryggisafritun Heroku á heimasíðu fyrirtækisins.
Auk þess er öryggisafrit tekið af gagnagrunnum Inspectionem ehf. daglega og geymdir síðustu 7 dagar og síðustu 4 vikur þar á undan er geymt vikulegt afrit og síðasta afrit mánaðarins á undan. Mánaðarleg afrit eru geymd í eitt ár.