Öll skjöl sem notuð eru hjá Inspectionem ehf. sem tengjast gæðakerfinu eða einstökum samningum við viðskiptavini er stýrt til að tryggja að þau séu afhent réttum aðilum, að þau séu endurskoðuð og endurútgefin ef þörf krefur og að öll úrelt skjöl séu fjarlægð þannig að ekki sé hætta á að þau verði notuð.
Slík skjöl eru t.d.:

• Tilboð
• Samskipti við viðskiptavini
• Áætlanir
• Teikningar
• Uppdrættir
• Gæðahandbók
• Verklagsreglur
• Íslenskir og alþjóðlegir staðlar

Gæðahandbókinni, verklagsreglum og gæðaáætlunum er viðhaldið af gæðastjóra sem tryggir að samþykkt gögn af réttri útgáfu séu gefin út fyrir alla sem hafa þörf fyrir innan fyrirtækisins. Öll skjöl eru samþykkt af gæðaráði áður en þau eru birt notendum á vefsíðunni. Eigandi skjalsins samþykkir skjalið til útgáfu og þegar allir meðlimir gæðaráðs hafa samþykkt útgáfu skjalsins birtist það notendum. Nýjasta útgáfa skjalsins sem hefur verið samþykkt er birt notendum á vefsíðunni. Allir starfsmenn hafa aðgang að vefsíðu gæðakerfisins. Starfsmenn þurfa að vera innskráðir til að hafa aðgang að undirskjölum gæðahandbókarinnar. Eldri útgáfur skjala eru geymdar til skráningar á sögu skjalsins.
Íslenskum og alþjóðlegum stöðlum og “Codes of Practice” er haldið við af starfsmönnum sem sjá til þess að rétt skjöl séu til innan fyrirtækisins og séu í réttri útgáfu. Reglulega er haft samband við þá birgja sem útvega slík gögn til að tryggja að ávallt sé um nýjustu útgáfu að ræða.
Utanaðkomandi skjöl sem hafa áhrif á gæðakerfið, s.s.lög, reglugerðir og skoðunarhandbækur eru skráð á skjalayfirlit E11-1 sem er endurskoðaður reglulega. Skjalayfirlitið heldur einnig utan um öll virk skjöl í gæðakerfinu og er endurskoðað og uppfært jafnóðum og breytingar verða.
Allar breytingar á skjölum eru rýndar og samþykktar af þeim sem var ábyrgur fyrir fyrstu útgáfu skjalsins og þar sem það á við er eðli breytinganna skráð á skjalið. Frumrit af endurskoðuðum skjölum eru geymd sem skrár yfir breytingarnar og endurnýjuð eins og þörf krefur til að tryggja að efni þeirra sé skýrt.
Sérhverjum samning fylgir skjalamappa sem inniheldur allar upplýsingar sem máli skipta fyrir framkvæmd verksins. Upplýsingarnar eru einnig geymdar á tölvukerfi Inspectionem ehf. til að auðvelda aðgang og notkun gagnanna.