Innkaup á rekstravörum fyrir hærri upphæð en 50.000, innkaup á hugbúnaði eða önnur stærri innkaup að verðmæti meira en 50.000 þurfa samþykki framkvæmdastjóra.
Önnur innkaup er ýmist í höndum verkefnisstjóra eða starfsmanna samkvæmt ákvörðun viðkomandi verkefnisstjóra. Starfsmenn sem taka við vöru fara yfir að magn sé rétt miðað við móttökuseðil og koma afriti til bókara.
Kannað er hvort viðkomandi birgi sé á lista yfir birgja (E12-1). Sé hann ekki á listanum er honum bætt á listann.

Árlegt mat á birgjum
Árlega meta framkvæmdastjóri og tæknilegur stjórnandi birgja í gagnagrunninum. Farið er yfir hvernig viðkomandi birgi hefur reynst með tilliti til gæða og verðs. Merkt er við hver metur viðkomandi birgja, dagsetningu höfnunar ef við á. Ef um höfnun er að ræða er að jafnaði gerð athugasemd. Framkvæmdastjóri og tæknilegur stjórnandi hafa aðgang að listanum og þar með skýra yfirsýn um virka birgja og stöðu þeirra hverju sinni