V6-1.4. Lýsing

Yfirkafli: V6-1. Trúnaður

Allir starfsmenn skrifa undir trúnaðaryfirlýsingu. Hvað varðar brot á trúnaði er tekið mið af lögum nr. 70/1996 um réttindi og skyldur starfsmanna ríkisins um viðurlög.
Starfsmönnum er kynnt stefna fyrirtækisins í sambandi við þagnarskyldu og að farið er með samskipti við viðskiptavini og allar skýrslur sem trúnaðarmál.
Árlega er farið yfir hvað felst í trúnaðaryfirlýsingunni á starfsmannafundi og rituð fundargerð. Sú þjálfun inniheldur m.a. umræðu um:

  • Hlutverk fyrirtækisins og mikilvægi þess að gæta trúnaðar og heiðarleika þegar skýrslur eru gefnar út.
  • Hvernig og hvenær á að tilkynna málefni sem varða trúnað
  • Geymslu á skjölum.
  • Að starfsmönnum sé ljóst að sérhvert frávik frá eða brot á trúnaði muni leiða til nákvæmrar rannsóknar sem getur leitt til brottreksturs og ákæru.
  • Farið er yfir þau skjöl þar sem minnst er á trúnað, trúnaðaryfirlýsingar og hvernig fylgst er með að trúnaður sé haldinn.
  • Farið er yfir mikilvægi þess að skoðunarmaður geri athugasemdir strax ef eitthvað er ekki eins og það á að vera, skrái athugasemdir í skoðunarhandbók og kvitti fyrir. Allt þarf að vera rekjanlegt.
Undirritaðar trúnaðaryfirlýsingar eru geymdar í möppu hjá framkvæmdastjóra.