Það er á ábyrgð verkefnisstjóra að útbúa gæðatryggingarskjöl við upphaf verkefnisins (kick-off) í samræmi við V14-3. Gæðatryggingarskjölin skulu samþykkt af viðskiptavininum.

Gæðastjóri verkefnisins á, þegar 20% af framvindu er lokið, að fullvissa sig um að val á aðferðum, gögn og áform um framvindu og gögn verkefnisins hafi verið í samræmi við gæðatryggingarskjölin.

Við um 70% framvindu verkefnisins skoðar gæðastjóri verkefnisins hvort samræmi, þær niðurstöður sem liggja fyrir og gögn verkefnisins hafi verið athuguð af ábyrgum gæðastýringaraðilum í verkefninu.

Öll formleg samskipti við verkkaupa fara fram í gegnum verkefnisstjóra. Óformleg samskipti við verkkaupa geta þó verið frá öllum í verkefnishópnum, ef verkkaupi samþykkir það.

Öll samskipti við fyrirtæki verkkaupa skulu fara fram í gegnum þann aðila sem viðskiptavinurinn hefur bent á.

Bréf og tölvupóstur eru undirrituð af verkefnisstjóra. Allur póstur sem er sendur frá Inspectionem ehf .er merktur b.t. til þess sem er viðtakandi. Öll formleg samskipti eru merkt samnings- og verkefnisnúmeri og tilvísun verkkaupa.

Flest símtöl eru óformleg samskipti. Ef formlegt samkomulag er gert í síma er þetta staðfest skriflega ef báðum aðilunum finnst það við hæfi. Eyðublað fyrir símasamskipti er í E14-5.

Sömu reglur gilda um samskipti við undirverktaka eins og samskipti við verkkaupa.

Flest verkefni hjá Inspectionem ehf. eru unnin af litlum hópum sem vinna náið saman. Augljóslega er mikið af óformlegum samskiptum milli aðila í verkhópnum. Almennt eru þessi samskipti ekki skráð.

Skráning er hinsvegar á atriðum sem varða:

• Áætlanagerð fyrir verkefnið.
• Niðurstöður verkefnisins.
• Mikilvægar forsendur.

Skráðar upplýsingar frá innanhúsfundum eða samskiptum eru geymdar hjá verkefnisgögnum í skjalsafni.

Allar upplýsingar og skjöl sem berast eru skráð í samræmi við L14-1.3.4 hér að framan. Tæknilegar og framkvæmdaupplýsingar og skjöl sem varða framkvæmd verkefnisins eru skráð á eyðublað sem sýnir hvaða gögn hafa borist, hvenær og hvaða útgáfu er um að ræða. Skjöl sem berast og skjöl sem eru send frá Inspectionem ehf. eru merkt:

• Með tilvísun viðskiptavinar.
• Verknúmeri.
• Útgáfunúmeri og dagsetningu.

Undirgögn (útreikningar og þess háttar) sem ekki er endilega skilað í lokagögnum eru merkt á viðeigandi hátt og geymd með verkefnisgögnum í skjalasafni.

Dæmi um eyðublað fyrir skráningu á breytingum er í E14-4.

Allir verkþættir sem verkefni samanstendur af eru unnir af að minnsta kosti tveim meðlimum úr verkefnishópnum. Þetta tryggir að sú vinna sem fer fram er aldrei háð mati eins aðila. Mikilvægt mat, ætlanir og tæknilegar ákvarðanir eru ávallt ræddar af þeim sem taka þátt í vinnu við verkþáttinn.

Einn af verkefnishópnum, yfirleitt aðili með reynslu sem hefur stóran hluta af vinnunni í verkþættinum á sinni ábyrgð, er útnefndur ábyrgur gagnvart gæðum í verkþættinum. Þetta er gert strax og samningur hefur verið gerður um verkið. Hlutverk hans er að:

• Gera áætlun og framkvæma verkþáttinn, þar í felst leiðbeining annarra aðila sem að verkþættinum koma.
• Tryggja að tekið hafi verið tillit til allra viðeigandi hliða á málinu við framkvæmd verkþáttarins.
• Gefa út yfirlýsingu þegar vinnu er lokið þess eðlis að verkþátturinn hafi verið framkvæmdur í samræmi við áætlunina og með nauðsynlegri íhugun, mati, útreikningum og ætlunum.

Mánaðarlega er tekið saman yfirlit yfir verkstöðu, og því miðlað til viðskiptavinar samkvæmt því sem um hefur verið samið (tíðni og form). Framvinda er tekin saman mánaðarlega óháð því hvað samið hefur verið um við viðskiptavininn.